Trong bài viết này mình sẽ tập trung hướng dẫn sử dụng phần mềm trados đối với quản lý dự án như thế nào cho tốt.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm trados với:
- Người dịch
- Người edit
- Người quản lý dự án
- Dịch tài liệu bằng phần mềm trados 2011, 2014
- Download phần mềm trados 2011 full
- Phần mềm trados 2011, 2014 những tính năng đặc biệt
Hầu hết mọi người dùng trados đều nghĩ rằng nó dành cho dịch tài liệu, điều đó là hoàn toàn đúng. Nhưng đằng sau đó là rất nhiều vấn đề, nhiều bộ phận tham gia vào quá trình dịch tài liệu. Áp dụng cho phần mềm trados, trong dịch thuật, chúng ta có 3 vị trí sử dụng đó là người dịch, người edit, và người quản lý dự án. Vậy ở vị trí là quản lý dự án bằng phần mềm trados có những gì khác biệt với những vị trí khác và khác như nào?
Hướng dẫn sử dụng phần mềm trados đối với Quản lý dự án
1. Phân tích tài liệu
Với 1 quản lý dự án, việc phân tích tài liệu là rất quan trọng trong việc sử dụng phần mềm trados khi dịch thuật với dự án lớn nhỏ bất kỳ.
Dựa vào phần mềm trados, người quản lý dự án sẽ biết được:
- Khối lượng từ của dự án
- Khối lượng từ từng file dịch
- Khối lượng từ trùng lặp trong 1 file
- Khối lượng từ trùng lặp trong tất cả các file
- Khối lượng từ trùng với bộ nhớ
- Khối lượng từ trùng với tỷ lệ % bộ nhớ
- Khối lượng từ mới
Dựa vào những thông số ở trên, người quản lý dự án sẽ có cái nhìn chi tiết, cụ thể hơn về khối lượng công việc cần thực hiện của dự án. Để từ đó đưa ra những phương pháp quản lý như giao tài liệu, phân chia tài liệu, bố trí nhân lực thực hiện dịch.
Nếu không có những thông số trên, chúng ta sẽ làm việc mà không biết được rằng khối lượng công việc như nào, nếu có thì cũng chỉ là cách đếm số từ trong file bằng một vài phần mềm đếm từ hay như trong word. Phương pháp này chỉ cho ra số tổng khối lượng từ của dự án, mà không thể cho ra các thông số khác. Dẫn đến việc lập kế hoạch sẽ không chính xác, không hiệu quả.
2. Áp dụng bộ nhớ và thuật ngữ
- Thông thường, bất cứ một công ty dịch thuật hay cá nhân dịch đều có những tài nguyên nhất định, đó gọi là bộ nhớ và thuật ngữ. Trường hợp là quản lý dự án, chắc chắn phải có những tài nguyên đó, nếu không muốn nói là nhiều. Chính vì vậy, khi thực hiện dịch một dự án mới, cần phải có sự chuẩn bị về bộ nhớ phù hợp(tức là phải biết rằng, trong kho bộ nhớ của mình có tài nguyên nào phù hợp với dự án hiện tại). Trường hợp khác là khi làm với các công ty dịch thuật khác, họ có thể sẽ cung cấp bộ nhớ đó cho quản lý dự án khi hợp tác dịch dự án nào đó.
- Trở lại với việc quản lý dự án áp dụng bộ nhớ và thuật ngữ. Khi đã có trong tay bộ nhớ và thuật ngữ phù hợp với dự án đang dịch, quản lý dự án phải đưa bộ nhớ , thuật ngữ vào dự án đang dịch để phân tích tài liệu, đưa ra những thông số như ở phần 1. Để biết được rằng, có bao nhiêu % đã được dịch, bao nhiêu % dịch giống với bộ nhớ. Từ đó đưa ra khối lượng công việc cần dịch cụ thể. Khối lượng này nó mới là số từ cần dịch, chứ không phải là tổng khối lượng từ mà chúng ta đếm bằng word hoặc phần mềm đếm từ khác.
- Chúng ta sẽ đi tới 1 ví dụ cụ thể một dự án với 5 người dịch. Hàng ngày dự án diễn ra bình thường, thì quản lý dự án phải tập hợp bộ nhớ, thuật ngữ của 5 người dịch để ghép lại với nhau sau đó lại gửi lại cho 5 người dịch, việc này là rất quan trọng, đảm bảo độ đồng nhất khi dịch, và điều đặc biệt hơn đó là tiết kiệm thời gian, tránh được việc nhiều người dịch cùng 1 thuật ngữ, 1 cụm từ hoặc dòng giống nhau.
3. Kiểm soát được chất lượng
Với một dự án nhiều người dịch, thì việc kiểm soát chất lượng trở nên phức tạp hơn. Với phần mềm trados, thì quản lý dự án sẽ thực hiện kiểm soát chất lượng của dự án dễ dàng hơn.
- Kiểm soát về mặt đồng nhất file dịch: Đồng nhất trong từng file và nhiều file của dự án. Cùng một dòng giống nhau có thể nhiều người dịch khác nhau. Phần mềm trados sẽ giúp quản lý dự án thực hiện vấn đề này. Đây là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo chất lượng dự án.
- Kiểm soát về mặt kỹ thuật như : dấu chấm phẩy kết thúc câu, viết hoa đầu dòng, số, ngày tháng năm, khoảng cách từ, từ trùng lặp, in đậm in nghiêng, gạch chân… Trong phần mềm trados khi kiểm tra chất lượng sẽ đưa ra những báo lỗi để quản lý dự án thực hiện sửa.
4. Chuẩn bị file để chuyển người dịch, người edit
Vấn đề thực sự có vẻ rất đơn giản, chỉ là gửi file cho người dịch và người edit. Điều này hoàn toàn đúng. Nhưng khi đã gọi là quản lý dự án, thì có nghĩa đó là tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, và nâng cao chất lượng. Và việc chuyển bị file cho người dịch, người edit vô cùng quan trọng khi quản lý dự án.
Tài liệu ít thì không có vấn đề gì phải bàn, nhưng liên quan tới tài liệu lớn, nhiều file, nhiều người dịch thì lại khác. Lúc này sẽ liên quan tới bộ nhớ Translation memories. Vì rằng nếu sử dụng bộ nhớ cho người dịch, người edit, nếu quản lý dự án không đánh dấu để người dịch, edit biết được những nội dung đó đã có trong Bộ nhớ, tức là chuẩn rồi thì vô tình người dịch, edit sẽ dịch lại, edit lại hoặc như nào đó, nhìn chung là sẽ mất thời gian với vấn đề này, mà đúng ra công việc này chúng ta sẽ không phải thực hiện. Ở một bài viết khác, mình sẽ nói chi tiết hơn về vấn đề này.
5. Tổng hợp bộ nhớ, thuật ngữ
Khi kết thúc dự án, quản lý dự án phải tập hợp, đồng nhất thuật ngữ bộ nhớ lại để phục vụ cho các dự án tương tự tiếp theo. Đây là việc làm mang tính xây dựng tài nguyên cho công ty để phát triển hơn. Sau này khi dịch, công ty sẽ tốn ít thời gian, ít chi phí cho dịch hơn bởi đã có tài nguyên nhất định.
Quý vị có nhu cầu được hướng dẫn sử dụng phần mềm trados và cài đặt mời liên hệ:
Đặng Nam
Mobile: 0987 634 454
Email: info@hoanggiatrang.com
Skype: hotrotrados
- Hãy áp dụng phần mềm dịch thuật trados ngay bây giờ cho công việc dịch thuật, để tiết kiệm thời gian, chí phí dịch, và nâng cao chất lượng bản dịch.
- 90% người dịch và công ty dịch thuật lựa chọn phần mềm trados cho công việc dịch thuật là cơ sở, niềm tin để cho chúng ta lựa chọn.
Add Comment