Nếu quý vị là công ty luật có mảng kinh doanh về luật sở hữu trí tuệ, thì sử dụng phần mềm dịch thuật sẽ là biện pháp giúp quý vị nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu chi phí doanh nghiệp.

Trong thế giới ngày nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp lớn đều chịu áp lực lớn về vấn đề giảm chi phí và tối đa hóa hiệu quả. Các doanh nghiệp đều tìm các giải pháp để giải quyết vấn đề giảm chi phí, hiệu quả làm việc thông qua việc sử dụng các công nghệ mới, cải tiến; và giống như bất kỳ doanh nghiệp khác, công ty luật cũng không phải là ngoại lệ.

Do đó, ngày càng có nhiều công ty không chỉ phải dùng đến phần mềm quản lý tài liệu để có thể tổ chức và lưu trữ các file một cách hiệu quả hơn, mà còn sử dụng phần mềm quản lý quy trình kinh doanh và quy trình làm việc chuẩn để theo dõi tiến trình công việc, phân tích tài liệu, quản lý nhân lực.

Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi rất nhiều công nghệ, phần mềm, ứng dụng mới đã được cho ra đời, đặc biệt để phục vụ cho nhu cầu của các công ty luật;

Ở việt nam chúng ta hiện này, các công ty luật đã và đang dùng phương pháp sử dụng mẫu chuẩn để thực hiện làm việc cho nhiều công việc pháp luật thường xuyên của họ với mục đích tiết kiệm thời gian để áp ứng từng nhu cầu cụ thể của khách hàng. Ví dụ như tư vấn hợp đồng thương mại, họ thường có mẫu sẵn hợp đồng. Một hợp đồng mẫu thường có sẵn một số nội dung chung của bất kỳ hợp đồng nào. Và với từng trường hợp cụ thể, hợp đồng mẫu đó sẽ được chỉnh sửa, thêm bớt các điều khoản cho phù hợp. Với việc sử dụng hợp đồng mẫu sẽ làm giảm lỗi hơn khi là tạo mới, tránh sự không đồng nhất, thời gian và chi phí cũng sẽ giảm đi.

Trong các công ty luật hiện này, công việc dịch tài liệu pháp luật chiếm một phần khối lượng không nhỏ trong tổng khổi lượng công việc hàng ngày. Đặc biệt, một số công ty hoạt động trong lĩnh vực bảo hộ bằng sáng chế, thì có thể thời gian dịch tài liệu pháp luật chiếm 30% tổng thời gian làm việc hàng ngày. Họ cũng có thể thuê người dịch bên ngoài để thực hiện công việc dịch tài liệu.

Cho dù là người thực hiện dịch tài liệu cho công ty luật là nhân viên của công ty hay là thuê người dịch bên ngoài làm bán thời gian theo từng dự án thì việc công ty luật hay người dịch được thuê sử dụng phần mềm hỗ trợ dịch thuật ( Computer-assisted translation /CAT ) để thực hiện công việc là một điều hết sức quan trọng. Nó đem lại nhiều lợi ích cho công ty, cũng như cho người thực hiện dịch tài liệu. Tuy nhiên cũng cần lưu ý đây không phải là Máy dịch (Machine Translation).

Dưới đây là một số lợi ích mang một công ty luật sẽ đạt được khi người dịch tài liệu sử dụng CAT

1. Tối đa hóa năng suất làm việc

Đối với các công ty luật, họ thường chuyên dịch các tài liệu văn bản mang tính chất pháp lý, những tài liệu này thường có tính lặp lại. Điều này hoàn toàn phù hợp với tính năng của CAT, bởi điểm mạnh của một CAT chính là Bộ nhớ dịch thuật Translation Memory (TM), đây chính là giải pháp để tối ưu hóa quy trình công việc dịch bằng cách hỗ trợ người dịch xác định những nội dung lặp đi lặp lại trong cùng một văn bản hoặc với văn bản tương tự.

Bộ nhớ dịch sẽ chứa nhiều các điều khoản của pháp luật. Người dịch kết hợp chính xác 100% hoặc gần chính xác (<100%) sự phù hợp cho các câu trong một văn bản quy phạm pháp luật. Cho phép người dịch quyết định lựa chọn thêm, chỉnh sửa nội dung dịch cho phù hợp với văn bản cẩn dịch.

Thông thường, một công ty luật sẽ gửi nhiều văn bản tài liệu cho 1 người dịch bởi sự hợp tác thường xuyên, tin tưởng. Và lúc này trong quá trình dịch, người dịch sẽ xây dựng được một bộ nhớ dịch thuật chuyên ngành luật, bộ nhớ đó sẽ ngày càng phát triển, nhiều đơn vị dịch (TUs- translation unit). Điều này giúp cho người dịch đảm bảo tính thống nhất trên nhiều tài liệu (hoặc các tài liệu tương tự đã được sửa đổi nhiều lần) cùng với đó là năng xuất dịch sẽ được nâng cao, thời gian dịch sẽ giảm.

Giống như các mẫu hợp đồng, có thể được thừa hưởng thông qua một kho lưu trữ dữ liệu tập trung, Bộ nhớ cũng có thể được thừa hưởng. Người dịch có thể xác định sự phù hợp, xem bối cảnh ngôn ngữ khác nhau của cùng một văn bản hoặc tương tự, và xem xét ý nghĩa, phong cách, giọng điệu và sắc thái ngôn ngữ khác một cách nhanh chóng và hiệu quả.

2. Đồng nhất thuật ngữ

Dịch tài liệu là công việc liên quan rất nhiều đến nghiên cứu, tra cứu. Dịch tài liệu pháp luật không chỉ có nghĩa là dịch giữa hai ngôn ngữ, mà còn dịch giữa các hệ thống pháp lý, mỗi trong số đó có thuật ngữ riêng của mình và tính thống nhất pháp luật.

Nhiệm vụ của người dịch trong dịch tài liệu pháp luật có thể là phải tìm một cách thể hiện từ ngữ tương tự như trong các ngôn ngữ mục tiêu mà một người nói ngôn ngữ đó sẽ hiểu theo cùng một cách người nói tiếng nguôn ngữ nguồn sẽ hiểu.

Như vậy, dịch pháp lý không chỉ tập trung vào các từ riêng biệt, mà phải xem mỗi văn bản trong một bối cảnh rộng lớn của hệ thống pháp luật, trong đó nó được tạo ra và vào đó nó sẽ được dịch, khiến các khái niệm pháp lý phức tạp hiểu trên phông nền pháp lý hoàn toàn khác nhau.

Một số điểm lợi thế của CAT đối với thuật ngữ:

• Có thể được thiết lập để làm nổi bật thuật ngữ mà người dịch muốn dịch một cách cụ thể, giúp trung sự chú ý của người dịch trong khi dịch.
• Có thể được thiết lập để tự động điền những từ cho người dịch trong khi người dịch đang thao tác gõ bàn phím, giúp tiết kiệm thời gian thao tác bàn phím.
• Khi dịch tài liệu với phần mềm hỗ trợ dịch thuật CAT, sau khi dịch xong, chúng ta có thể kiểm tra chất lượng bằng cách sử dụng các phần mềm check sự đồng nhất thuật ngữ. Ví dụ có 2 dòng khác nhau cùng chứ 1 thuật ngữ, và hai dòng này dịch khác nhau ở thuật ngữ đó, phần mềm sẽ phát hiện giúp chúng ta. Nhiệm vụ của chúng ta rất đơn giản là sửa lại.
• Các thuật ngữ tương tự có thể được sử dụng với nhiều khách hàng, hoặc một khách hàng trên nhiều tài liệu dịch.
• Nhiều bảng thuật ngữ có thể được sử dụng tại cùng một thời gian, ví dụ, chúng ta có thể tạo ra bảng thuật ngữ chung cho công việc dịch thuật chung hàng ngày và sử dụng nó cùng với bảng thuật ngữ cụ thể khách hàng cụ thể. Điều này cho phép người dịch tối đa hóa thời gian nghiên cứu qua các dự án và khách hàng; và, quan trọng hơn, trong suốt nhiều năm, bảng thuật ngữ của người dịch có xu hướng phát triển theo cấp số nhân.

3. Làm việc nhóm

Trong môi trường quốc tế đa dạng, công ty luật sẽ thường phải thực hiện dịch một khối lượng lớn các tài liệu. Đây có thể là một khó khăn cho một con người duy nhất để có thể quản lý được toàn bộ các công việc dịch thuật trong khung thời gian chặt chẽ như vậy. Trường hợp này, công ty luật sẽ phải cần tới một nhóm người dịch.

Trong trường hợp này, khi mà dự án cho phép, việc sử dụng bộ nhớ dịch thuật sẽ giúp cho việc thời gian hoàn thành dự án sẽ giảm đi rất nhiều. Tất cả người dịch trong nhóm sẽ được kế thừa những nội dung dịch trùng lặp so với mỗi thành viên của nhóm thông qua Bộ nhớ dịch thuật, đồng thời góp phần khối làm giảm lượng công việc mình, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính thống nhất, ngay cả khi nhiều người dịch thực hiện 1 dự án. Tuy nhiên không phải lúc nào dự án cũng cho phép thực hiện làm việc nhóm như vậy bởi đôi khi yêu cầu tính bảo mật của dự án sẽ không cho phép chúng ta thực hiện một nhóm dịch bởi nguy cơ lộ thông tin dự án sẽ cao.

Tóm lại, khi được sử dụng một cách hợp lý và giữ đúng đạo đức làm việc, công cụ hỗ trợ dịch thuật CAT giúp đỡ người dịch làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, trong khi vẫn đáp ứng nhu cầu khắc nghiệt của thế giới về năng xuất dịch mà vẫn đảm bảo chất lượng bản dịch.

Các công ty luật sẽ được hưởng lợi từ việc những người dịch sử dụng các công cụ CAT giống như cách họ được hưởng lợi từ những nỗ lực tiết kiệm thời gian ngay trong chính nội bộ công ty họ.

Ở việt nam hiện nay, xu hướng các công ty luật áp dụng sử dụng công cụ CAT đang ngày càng nhiều. Không kém gì các công ty dịch thuật, các công ty luật cũng sẵn sàng bỏ chi phí để đầu tư cho việc mua sắm các công cụ CAT cũng như đầu tư vào việc đào tạo phần mềm CAT cho nhân viên.

Bài viết này chỉ là một trường hợp phân tích lợi ích của công cụ hỗ trợ dịch thuật CAT đối với công ty luật. Ngoài ra các công ty ở các lĩnh vực khác cũng hoàn toàn nhận được các lợi ích tương tự khi sử dụng CAT.

Trên thế giới hiện này có rất nhiều phần mềm hỗ trợ dịch thuật CAT như Phần mềm Trados, Memoq, Wordfast. Quý vị có thể email cho Đặng Nam (Email: hotrotrados@gmail.com) để được tư vấn về phần mềm hỗ trợ dịch tài liệu pháp luật cho phù hợp với công ty của mình.